Headcount: Como essa ferramenta pode auxiliar na sua gestão?

A gestão empresarial, cada vez mais, tem investido em indicadores e métricas para otimizar o trabalho. Um desses indicadores é o headcount, utilizado pela área de recursos humanos para estimar a quantidade de colaboradores necessários que a operação da empresa precisa.

O headcount, traduzido literalmente, pode ser interpretado como ‘contagem de cabeças’, é algo imprescindível em gestão, para quem precisa ter uma visão completa de uma equipe já formada ou que precisa ser expandida.

Esse é um indicador, dentre tantos outros, utilizado nas áreas administrativas. Para conhecer diferentes áreas da administração e como se qualificar, além de outros indicadores, confira os artigos do Capital Blog.

O que é Headcount?

A ideia do headcount é ser um indicador que ofereça aos gestores e à área de recursos  humanos de uma empresa um controle sobre a quantidade de funcionários.

Essa contagem não leva em consideração o horário de trabalho nem o cargo desempenhado por cada um. Para maior efetividade do indicador, é necessário que ele seja empregado rotineiramente.

Não existe tanto segredo no cálculo a ser feito, o verdadeiro diferencial é como utilizar os dados gerados a favor da empresa. Mas não se preocupe, porque vamos ensinar todos os detalhes de como interpretar essa conta.

Qual a importância do Headcount?

 A importância reside nos benefícios envolvidos com o emprego da ferramenta. Entre esses benefícios, pode-se atribuir: a projeção com folha de pagamento, avaliar a diversidade entre os colaboradores da empresa, traçar planos orçamentários mais realistas, projetar capacidade de investimentos futuros, identificar setores abaixo do esperado, entre outros.

 Dessa maneira, o índice é tão importante que, por sua característica e o seu emprego correto, você saberá a quantidade perfeita de colaboradores necessária para tocar o negócio, assim como quantos terão que ser contratados ou dispensados. Além disso, a aplicação também ajuda a melhorar o ambiente de trabalho, tornando-o mais eficiente, logo, motivando os empregados, pois a empresa estará mais eficiente.

Como calcular o Headcount?

O responsável pela área de recursos humanos, juntamente com os gestores da empresa, contabiliza o total de funcionários, ou seja, “fazem a contagem das cabeças”. Esse número indicará o retrato de momento da mão de obra empregada.

Na sequência, o número deve estar atrelado a uma estratégia, seja ela o aumento da produtividade, para verificar deficiências em alguma área, ou alguma outra situação. Por isso, o RH deve ter ciência de qual é o ponto de chegada com a utilização do indicador.

A empresa que tem a cultura de sempre avaliar a quantidade de funcionários conforme as demandas, pode já ter construído um histórico de potencial com base em outros headcounts feitos anteriormente, o que pode ser muito positivo pelo conhecimento desenvolvido sobre a capacidade de trabalho.

Com o headcount, o RH estabelece a quantidade de profissionais que a empresa precisa ter de acordo com a estratégia estabelecida. A partir daí, é possível começar a traçar o orçamento preciso para impulsionar os negócios.

Ao montar um headcount, os profissionais de recursos humanos levam em consideração algumas das seguintes métricas: folha de pagamento; índice de faltas do funcionário; rotatividade; tempo de casa de cada colaborador; investimentos em cursos e treinamentos; pagamentos de horas extras; o lucro que cada funcionário dá à empresa; entre outros.

Temos que salientar os gastos com o pessoal, porque são diversos encargos que incidem na contratação de um funcionário, como INSS, 13º, férias, além dos benefícios. Soma-se a isto os gastos que toda empresa deve oferecer com treinamentos e atualizações.

Também é necessário conhecer melhor o time de colaboradores que já está contratado. Pode ser por meio de conversas com gestores de cada setor, que consigam oferecer um panorama para o planejamento do headcount a ser feito pelo departamento de recursos humanos. Exemplos das perguntas que devem ser pensadas incluem a avaliação de novas contratações, se é necessário treinamento, quais áreas são mais essenciais que outras, quais funcionários têm habilidades para serem aprimoradas, assim por diante.

Como utilizar o Headcount para otimizar a sua gestão?

Para otimizar a gestão empresarial com o headcount, podemos listar:

1. Tornar o headcount objetivo: é preciso ter clareza de onde se quer chegar com ele em relação às métricas;
2. Conhecer a força de trabalho: não basta saber a quantidade de profissionais se eles são subutilizados ou desmotivados, ou produzindo abaixo da expectativa;
3. Diversifique o quadro de colaboradores: ambientes com profissionais diversos contribuem para uma melhor cultura de trabalho e ampliam os horizontes na resolução de problemas;
4. Crie job descriptions: as descrições de cargos permitem avaliar a carga de trabalho de cada função e a demanda atual de cada um, sendo úteis para reduzir custos e novas contratações;
5. Empregar o headcount de forma ágil e rotineira: o RH deve sempre manter atualizadas as informações sobre os colaboradores;
6. Plano orçamentário alinhado com headcount: seja para saber se uma área é mais eficiente que a outra, expandir os negócios ou saber em qual setor os colaboradores enfrentam dificuldades, é imprescindível ter alinhado o orçamento com o indicador.

Limitações do Headcount

 Apesar de ser uma ótima ferramenta sozinha, o seu potencial é limitado. De maneira alguma a ideia é apenas que se tenha uma contagem de colaboradores, isso seria simplista.

O grande negócio é a possibilidade de alinhar o headcount com os objetivos da empresa e com outras métricas, construindo um grande plano estratégico que envolva, como já explicamos, tanto observações quanto potencial de investimento e expansão, custos com pagamentos, observação sobre ticket médio de certos setores e quais deles podem ser otimizados etc.

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