Reserva de Contingência: saiba o que é e sua importância

Para inovar e continuar crescendo, empresas, organizações estatais e investidores precisam pensar muito atentamente sobre o processo de construção do plano de orçamento do seu projeto, seja ele de pequeno, médio ou longo porte. Um dos pontos que não podem ficar de fora da vista dos gerentes de projetos, além dos custos e prazos/metas e objetivos, são as reservas que devem ser destinadas para sanar os contratempos que podem aparecer no meio do caminho. A isso chamamos Reserva de Contingência.

Reserva de Contingência: o que é?

A Reserva de Contingência é aquele dinheiro para imprevistos, aquela reservinha para gastar nas reviravoltas que sabemos bem que projetos que movem investimentos podem ter. Em suma, a Reserva de Contingência é essencial para prever possíveis contratempos sem alterações substanciais de custos e de prazos de um projeto.

Com ela, aliada à uma boa análise de riscos é possível otimizar melhor os impactos e alcançar de maneira mais certeira as metas dos projetos de sua empresa ou mesmo dos seus investimentos individuais.

Reserva de Contingência e o Gerenciamento de Riscos

Como já foi falado anteriormente, uma boa análise de risco somado à reserva de contingência pode ser a receita de um projeto de sucesso, se feito com atenção.

E como fazemos isso?

Em primeiro lugar é importante imaginar cenários de possíveis riscos que podem aparecer durante o projeto. Com isso em mente, lista-se tudo o que pode aparecer de maneira imprevisível e que pode gerar custos não pensados anteriormente.

Com essa lista finalizada você terá um mapeamento personalizado do seu projeto, identificando os riscos que ele pode ter, e seus possíveis custos.

O passo seguinte é pensar em uma metodologia de análise desses riscos e depois construir um plano de gerenciamento e resposta de riscos, lembrando que nesse momento é quando a reserva de contingência é  fundamental para que o projeto alcance seus objetivos sem gerar danos orçamentários.

Retomando: para um impacto positivo da relação entre a reserva de contingência e gerenciamento de risco precisamos basicamente de 3 passos:

• Mapeamento de identificação de risco (a identificação e listagem de riscos)
• Metodologia de análise de risco (a análise qualitativa e quantitativa dos riscos)
• Plano de resposta ao risco (a ação)

 O que levar em consideração ao identificar os riscos

 Vamos imaginar um exemplo simples como a reforma de uma casa e alguns problemas que podem surgir:

– perda, desperdício ou roubo de materiais para a reforma;

– a demissão ou contratação inesperada de mão de obra para a reforma, ou seja, encargos trabalhistas fora do orçamento;

– o aumento de chuvas ou a seca extrema prejudicando a reforma da parte externa;

– encontrar cupins na parte estrutural da casa;

– mudanças de preços e prazos de fornecedores;

– mudança com o prazo de entrega do projeto finalizado;

É importante ter em mente que quanto mais riscos são elencados e quanto mais discriminadas são as ações do seu plano, maiores são as chances de sucesso do projeto no final. Outro ponto importante na identificação dos riscos é não se iludir com o fato de que poderá prever e prevenir todos os riscos (para isso teremos outra solução apresentada em seguida).

Reserva de Contingência e Reserva Gerencial: qual a diferença?

E quando riscos não previstos acontecem? É aí que entra a Reserva Gerencial.

Após calcular a reserva de contingência baseada nos valores da somatória dos possíveis riscos que seu projeto pode apresentar, é ainda necessário pensar em uma outra reserva para riscos não previstos; a reserva gerencial.

Basicamente a diferença entre as duas é que enquanto você calcula a reserva de contingência baseada em riscos possíveis e mensuráveis, a reserva gerencial são para riscos que você só perceberá que poderiam acontecer, quando eles já tiverem ocorrido. Normalmente essa reserva não é baseada em supostos custos como a de contingência mas, sim, com base percentual sobre o valor do projeto total. Com as duas reservas alinhadas no plano do projeto, as chances de imprevistos negativos  podem ser diminuídas proporcionalmente ao aumento das chances de sucesso.

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