Ordem de Compra: veja o que é e como é importante para o futuro de sua empresa

Ordem de Compra é a formalização do documento da compra do serviço ou produto nas condições que estão previstas em orçamento. O trabalho é oficializado apenas quando o cliente envia por escrito a ordem de compra, seja via correio físico ou eletrônico. 

Qual a importância desse documento principalmente para o e-commerce?

A ordem de compra é muito importante pois é um documento tem papel fundamental no controle das despesas de qualquer negócio. O desenvolvimento e a aplicação correta da ordem de compra dentro do processo da empresa, fornecem diversos benefícios, especialmente para as lojas virtuais, proporcionando maior controle, ajudando no desenvolvimento de estratégias de venda, ajudando a renovar o estoque e criando um ambiente propício para os negócios. 

A ordem de compra tem um grande impacto em todo o empreendimento, pois tendo a documentação correta, os gestores conseguem ter uma visão muito mais ampla do negócio, passando a tomar decisões mais assertivas, baseadas em dados e não apenas na intuição. As ações de marketing e precificação também podem ser pautadas pela ordem de compra, pois conforme os produtos chegam, a quantidade, valor e demais características podem definir a estratégia de venda. 

Além de tudo isso, garante muito mais credibilidade a sua empresa, pois os fornecedores terão os dados necessários para realizar uma compra favorável, solicitando talvez, condições mais interessantes, valores mais baratos devido à demanda prévia, formas de pagamento mais flexíveis, entre outras vantagens. 

O que esse documento deve conter? 

Entre as informações que devem constar no documento estão:

• Código de compra;
• Número de série da nota de compra; 
• Identificação do cliente; 
• Identificação do fornecedor;
• Contato do fornecedor;
• Descrição dos produtos e quantidade;
• Data e local de recebimento do produto; 
• Responsáveis pelo recebimento da encomenda; 
• Data e forma de pagamento;
• Valor da compra;
• Data da compra;
• Assinatura do responsável pela compra.

Como fazer uma ordem de compra?

O primeiro passo para fazer uma ordem de compra é estabelecer quais produtos serão adquiridos. Partindo para a parte prática, basta utilizar uma planilha do Excel ou um modelo impresso de planilha para descrever os produtos de forma manual. 

Na planilha, identifique o código conforme a ordem de compra. Se for a primeira ordem de compra do ano, o código será 1/2019, a segunda 2/2019 e assim por diante. Esse código é fundamental para auxiliar em uma futura identificação, além de controle de compras.

A seguir, defina os produtos e a quantidade que será comprada e entre em contato com o fornecedor para saber quanto tempo ele vai levar para enviar o pedido a partir da data de recebimento da ordem de compra. Além disso, confirme as formas de pagamento que a sua empresa está disposta a executar com o fornecedor. 

Por fim, revise e se tudo estiver adequado, juntamente de um representante do fornecedor, assine a ordem de compra, firmando o compromisso entre as partes de cumprir com as condições, preços e prazos estabelecidos. 

Com o que tomar cuidado com uma ordem de compra?

Como é um documento extremamente importante, é necessário tomar alguns cuidados, como guardar cópias dos documentos originais para eventuais conferências e prestações de contas que venham a ocorrer no futuro, verificar se os pedidos conferem com a ordem de compra e se estão dentro da data de validade, em boas condições e na quantidade correta.

Outra maneira de prevenir-se de alguns problemas é adotando um processo de controle de recebimento baseado na ordem de compra. Este processo elimina as chances de fornecedores enviarem produtos fora do prazo acordado, com data de vencimento próxima. É fundamental manter o controle das datas em que a ordem foi enviada e recebida pelo fornecedor, pois evita possíveis atrasos e/ou erros na entrega, que consequentemente podem prejudicar seu negócio. 

Por fim, utilize softwares e plataformas de gestão para facilitar o desenvolvimento e acompanhamento da ordem de compra. Muitas tecnologias ajudam a automatizar e acompanhar os processos, diminuindo as chances de erros. 

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